La realidad de las oficinas en casa para los empleados en modalidad híbrida

Fuente: Image credit: Betta Living/Flickr

Un nuevo estudio según Logitech, de 3,000 empleados y 1,000 responsables de la toma de decisiones de hardware de TI en grandes organizaciones, el 89% tiene dificultades con el video y el 85% con el audio en su oficina de trabajo desde casa. Menos del 40 por ciento recibió accesorios distintos de mouses y teclados por parte de sus organizaciones.

Si bien estos resultados son preocupantes, no los encontré sorprendentes. Cuando trabajo con organizaciones de clientes para ayudarles a descubrir los mejores arreglos de trabajo híbridos, invariablemente recibo rechazo cuando menciono la inversión en oficinas domésticas híbridas para trabajadores. Los directores financieros no quieren "desperdiciar" dinero en las oficinas en casa de los empleados después de haber pagado por una instalación en la oficina; a su vez, los directores de TI e instalaciones expresan su renuencia a estirar sus recursos ya escasos para respaldar las necesidades tecnológicas y ergonómicas del personal que trabaja desde casa.

Después de todo, dicen estos líderes, ya cedimos a las demandas de flexibilidad de los empleados y les permitimos trabajar desde casa parte del tiempo. Pueden pagar su propio equipo y mobiliario.

La realidad del trabajo desde la oficina en casa para empleados híbridos

En realidad, la gran mayoría de los trabajadores no pagan para equipar sus oficinas en casa. Cuando pregunto sobre este tema en grupos focales para mis clientes, los empleados me dicen que es trabajo de la compañía financiar sus necesidades de trabajo desde el hogar. Sienten que sería injusto para ellos comprar lo que necesiten para su oficina en casa solo por hacer un trabajo para la empresa. De hecho, en una encuesta que hice en LinkedIn con más de 200 encuestados, más de dos tercios de los encuestados creen que las empresas deberían cubrir los costos de los equipos.

Así que terminan luchando con la tecnología y los desafíos ergonómicos. Hacerlo perjudica su productividad, ya que no pueden trabajar de manera tan efectiva. Socava su bienestar, debido a la incomodidad física por la falta de muebles ergonómicos y la incomodidad mental por las preocupaciones sobre cómo aparecen en la cámara. Reduce la retención porque el personal se siente frustrado y resentido por no tener el equipo que necesita para hacer bien su trabajo. También perjudica su colaboración y comunicación: la mala calidad de video y audio es un problema mayor para aquellos con los que el empleado se está comunicando en lugar de para el empleado mismo. Eso involucra a otros empleados, pero también a partes interesadas externas, como clientes, proveedores e inversores.

Todo eso perjudica los resultados de la empresa: como les digo a los líderes con los que trabajo: ¿realmente quieren perder una venta porque no obtuvieron un buen micrófono para su personal de ventas? Eso no es una exageración: el estudio de Logitech encontró que el 37 por ciento de los encuestados realiza videollamadas con clientes.

Con el 79 por ciento de las empresas que cambian a una modalidad de trabajo híbrida, según la encuesta de EY Work Reimagined Employer, una gran parte del trabajo que los empleados hacen para una empresa se realizará desde las oficinas en casa en el futuro. Dado eso, les digo a mis clientes que es imperativo invertir en equipar al personal para trabajar desde casa.

Retos y oportunidades para el trabajo desde casa

Para obtener más información sobre los desafíos y las oportunidades de equipar a los trabajadores híbridos, entrevisté a Simon Dudley, jefe de relaciones con analistas de Logitech, sobre el lanzamiento de su estudio. Me dijo que Logitech descubrió una experiencia común entre la mayoría de los encuestados.

Al comienzo de la pandemia, las empresas le dijeron al personal que tomara todo lo que pudiera de la oficina en la transición al trabajo remoto. Y eso es lo que el personal en su mayoría terminó usando para su oficina en casa, junto con cualquier equipo adicional que el personal más experto en tecnología tuviera en casa o, en algunos casos, eligió comprar en línea. Los departamentos de TI adoptaron una postura reactiva: como dijo Dudley, "los departamentos de TI se sientan allí y básicamente esperan a que suene el teléfono para que alguien se queje, momento en el que intentan solucionar ese problema".

¿El problema con esa postura? La mayoría de los miembros del personal "ni siquiera saben qué podrían hacer para mejorar su vida. Pero saben que lo que tienen hoy no es genial".

El estudio de Logitech confirma las preocupaciones de los empleados: el 64 por ciento lucha con una luz deficiente o inadecuada en sus hogares; el 60 por ciento tiene una calidad de sonido deficiente a través de los altavoces de la computadora; y el 58 por ciento necesita sentarse en una posición incómoda para estar frente a la cámara. Pierden un valioso tiempo de trabajo descubriendo tecnología: el 53 por ciento comprueba si sus altavoces y micrófono funcionan, el 41 por ciento juega con el ángulo de visión de su cámara, etc.

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Sin embargo, el personal no siente que sea correcto o justo para ellos comprar mejores equipos y muebles por sí mismos, y no se siente capacitado para comunicarse con TI o las instalaciones para solucionar estos problemas. Como dijo Dudley, "Los usuarios dicen: 'Bueno, supongo que esto es lo mejor que hay disponible. Quiero decir, me han dado un ordenador portátil. Tengo todas las cosas, ¿cómo puedo decirle al departamento de TI que quiero algo mejor cuando ni siquiera saben que existe algo mejor?'"

Por supuesto, no son solo las TI y las instalaciones las que deben intensificarse. Dudley señaló que Recursos Humanos necesita involucrarse. Después de todo, son responsables de la gestión del talento. Optimizar la productividad, el bienestar y la colaboración de los empleados a través del apoyo a las oficinas en casa de los trabajadores debería ser una preocupación importante para ellos. Dudley me dijo que es simple: simplemente vaya a Recursos Humanos y pregúnteles "cuánto le cuesta cuando sus trabajadores están enfermos o con fatiga visual o migrañas". En comparación, el costo de equipar una oficina en casa es pequeño, y este beneficio para el bienestar no tiene en cuenta el aumento de la productividad y la colaboración.

Financiación del trabajo desde la oficina en casa: un estudio de caso

Le pedí a Dudley que me diera su opinión sobre cómo ayudé a mis clientes de consultoría a determinar cómo apoyar las oficinas en casa de sus trabajadores, utilizando el ejemplo del Instituto de Ciencias de la Información de la Universidad del Sur de California.

Primero, encuestamos al personal para determinar sus necesidades e inquietudes con respecto a la tecnología y el mobiliario, centrándonos en cómo podemos ayudarlos a ser más productivos y tener una mejor ergonomía y bienestar. Alentamos a los empleados a ofrecer voluntariamente cualquier sugerencia sobre tecnología específica y soluciones de mobiliario que consideraran adecuadas para sus necesidades. También hicimos que el personal de TI e instalaciones del instituto realizara una investigación en profundidad de las opciones de mercado en función de los resultados de la encuesta.

Luego, determinamos una lista inicial de equipos estandarizados que las TI y las instalaciones sentían cómodas que podían soportar en las oficinas en casa de los empleados. Compartimos la lista con los miembros del personal en otra encuesta y la revisamos en función de sus respuestas.

Luego, compramos equipo para los miembros del personal y lo enviamos a sus hogares. Para cualquier persona que necesitara ayuda con el equipo, organizamos visitas a domicilio por parte del personal de TI y de las instalaciones. Para abordar las preocupaciones fiscales, desarrollamos una política que pedía a los miembros del personal que abandonaban la organización que donaran cualquier mueble voluminoso que no fuera práctico para regresar a las instalaciones. Finalmente, cubrimos los costos de banda ancha rápida para el personal.

Dudley aplaudió este enfoque como ejemplar. Destacó que a veces el personal no sabe lo que necesita porque es posible que no conozcan las capacidades relevantes y, por lo tanto, alentó a proporcionar más orientación práctica y experiencia.

Conclusión

En resumen, no invertir en oficinas híbridas para trabajadores en el hogar es sabio para ahorrar centavos pero tonto para ahorrar pesos. Sabemos que gran parte, si no la mayoría, del trabajo realizado por los miembros del personal para la gran mayoría de las empresas en el futuro será desde las oficinas en casa. Y la gran mayoría de los empleados no comprarán tecnología y muebles de calidad: sienten que no es justo pedirles que lo hagan. Las empresas que no inviertan en oficinas en casa perderán productividad, bienestar, retención, colaboración y comunicación, todo lo cual se reflejará mal en sus resultados finales.