La técnica de organización del tiempo que puede funcionar para cualquiera

Con demasiada frecuencia, las personas evitan un método para mejorar su vida al nombrar las razones por las que no funcionará para ellos.

"No puedo seguir esa dieta porque..."

"Usar una aplicación para encontrar el amor no es para mí porque..."

La gente regularmente me da excusas similares sobre el las cajas de tiempo, una técnica poderosa que recomiendo en mi libro más vendido, Indistractable.

Yo, como muchos otros, he transformado mi vida al usar cajas de tiempo todos los días; en mi humilde opinión, como diseñador de comportamiento durante más de una década, es la técnica de gestión del tiempo más poderosa.

Pero siempre puedo encontrar derrotistas seguros de que las cajas de tiempo no es para ellos por una razón u otra. No hace falta decir que ese tipo de pensamiento no es útil.

Encontrar las excepciones a una técnica bien estudiada no debería ser la regla.

En lugar de buscar excusas por las que no funcionará, deberíamos tratar de encontrar formas de hacerlo funcionar.

Para hacer eso, tenemos que empezar por hacer las preguntas correctas. En lugar de buscar razones por las que "esto no me conviene", intenta preguntar: "¿cómo puedo adaptar esto a mi vida?”

Aquí hay algunas formas de superar la resistencia a poner en práctica las cajas de tiempo y comenzar de inmediato.

Comienza poco a poco

Adopta este cambio de mentalidad: cualquier progreso, incluso incremental, es progreso.

Las cajas de tiempo son un método sencillo de administrar tu tiempo que implica asignar una actividad con una cantidad de tiempo definida por adelantado y terminarla dentro de ese límite de tiempo.

Muchas personas se sienten abrumadas por las cajas de tiempo porque no pueden imaginar planificar su día con su horario impredecible: tal vez su carga de trabajo fluctúa día a día, hora a hora o incluso minuto a minuto, o están a capricho de sus clientes o jefe.

Pero las cajas de tiempo no tienen que ser todo o nada. Puedes dar unos pequeños pasos cada día.

Primero, separa tu trabajo en dos líneas:

• Trabajo reactivo: Estar de guardia y reaccionar a las necesidades de los demás a través de llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos, etc.
• Trabajo reflexivo: Tareas que solo podemos hacer sin distracciones, como planificar, elaborar estrategias,escribir, pensar, etc.

Para comenzar con el cuadro de tiempo, asigna tiempo, cualquier cantidad de tiempo, para el trabajo reflexivo. Incluso bloquear 15 minutos al día para el trabajo reflexivo es un gran comienzo. El resto puede ser un trabajo reactivo en función de lo que requiera tu trabajo.

Aquí está la clave: hazles saber a los demás que no te pueden distraer durante ese tiempo de bloqueo. De esa manera, tus colegas saben que no deben acercarse a ti, programar reuniones o esperar respuestas de correo electrónico tuyas. También puedes planificar tu tiempo de trabajo reflexivo antes o después de que comience tu agitado día.

Si no haces tiempo para el trabajo reflexivo, te encontrarás corriendo rápido en la dirección equivocada. Haz el tiempo y mantenlo como algo sagrado.

Una vez que experimentes los beneficios de tener este tiempo ininterrumpido para el trabajo reflexivo, estoy dispuesto a apostar que querrás más.

Demostrarte a ti mismo que puedes concentrarse sin distracciones te brinda la evidencia que necesitas para comenzar a asignar más tiempo para vivir la vida que deseas.

Supera tu miedo a las cajas de tiempo

Para la mayoría de las personas, no es que las cajas de tiempo no funcionen para ellos, les da miedo.

Dejan que la gente las empuje a hacer cosas que no pretendían. Y extrañamente, muchas personas encuentran consuelo en que les digan qué hacer.

Dejar que otros dicten lo que hacen para no tener que pensar en cómo gastar su tiempo. Simplemente pueden reaccionar.

Los de bajo rendimiento dejan que el trabajo reactivo se trague todo el día y no dedican tiempo al trabajo reflexivo.

Planificar el trabajo reflexivo requiere esfuerzo. Implica pensar en tus prioridades y valores y, lo más importante, hacer tiempo para ellos en tu calendario.

En lugar de esforzarse un poco para hacer tiempo para el trabajo reflexivo, los de bajo rendimiento pasan todo el día al capricho de los correos electrónicos y los mensajes de texto en lugar de hacer tiempo para pensar.

En ese caso, el miedo a no estar constantemente de guardia es un desencadenante interno que los impulsa a escapar de una sensación incómoda con distracción.

Por ejemplo, un amigo mío no creía que las cajas de tiempo funcionaran para él porque sentía que tenía que responder lo antes posible a los correos electrónicos de su jefe.

Un día, estaba trabajando en una presentación importante cuando revisó su correo electrónico. Lo siguiente que supo fue que había sucumbido al círculo vicioso de la distracción, perdiendo casi 45 minutos para hacer algo que pensaba que tomaría cinco.

Había un correo electrónico de su jefe, pero cuando le pregunté si su jefe se habría enojado para obtener una respuesta 15 minutos o media hora después, dijo que se dio cuenta: por supuesto que no.

Se sintió obligado a revisar el correo electrónico, su forma de distracción elegida, solo porque no quería trabajar en la presentación que le resultaba difícil y no tenía ganas de terminar.

Es importante que nos demos cuenta de que a menudo nuestro razonamiento de que "necesitamos estar disponibles" para nuestro jefe, clientes o colegas es solo la excusa que nuestros cerebros nos dicen para ayudarnos a evitar el trabajo difícil que no queremos hacer.

No es que alguien realmente nos necesite todo el tiempo. Es que tememos que lo hagan. Pero ese miedo es solo un sentimiento. No siempre es verdad.

Incluso las personas con trabajos en gran parte reactivos, como enfermeras o empleados de centros de llamadas, aún pueden beneficiarse de un poco de planificación. Hacer al menos un tiempo en tu día para el trabajo reflexivo, y dejar el resto del día abierto para el trabajo reactivo, te dará la tranquilidad de seguir avanzando.

Diversión en las cajas de tiempo

¿Quién dijo que las cajas de tiempo tenían que ser solo para trabajar?

La belleza de las cajas de tiempo es que se pueden utilizar en cualquier área de tu vida. Las actividades divertidas de las cajas de tiempo tienen varios beneficios.

El tiempo de relajación nos tranquiliza, sabiendo que el tiempo para descansar y recargar energías llegará pronto. No necesitamos pensar si tendremos tiempo para revisar las redes sociales o ver Netflix cuando sabemos que ya lo tenemos programado en nuestro calendario.

La caja de tiempo también elimina la culpa que a menudo sentimos mientras nos relajamos y nos da la libertad de estar completamente en el momento.

También tendrás un placer adicional al saber que estás cumpliendo exactamente lo que dijiste que harías.

Una de las razones por las que no me gustan las listas de tareas pendientes (a diferencia de las cajas de tiempo) es que incluso cuando las personas tienen tiempo libre, sienten que deberían estar haciendo algo en esa lista. Con las cajas de tiempo, sabes que lo que estás programado para hacer es todo lo que debes hacer.

Cuando te diviertas, verás cómo se siente el verdadero ocio, sin la molesta sensación de que deberías estar haciendo otra cosa.

Debido a que ese tiempo se registra en tu calendario, cualquier otra cosa, incluso lavar la ropa o revisar el correo electrónico, se convierte en una distracción.

Como dijo Dorothy Parker, "El tiempo que planeas perder no es tiempo perdido".

Comienza por poner en una caja de tiempo una tarde del fin de semana. Tal vez decidas pasar dos horas con tu familia, dar un paseo de una hora o jugar videojuegos.

Al usar las cajas de tiempo en tu tiempo libre, desarrollarás el músculo para usar las cajas de tiempo en todos los ámbitos de tu vida.

Pronto descubrirás que la caja de tiempo no es algo que sientas que tienes que hacer, sino más bien una práctica que quieres hacer.

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