5 Consejos sencillos para liberar tiempo en tu agenda

No son las horas de trabajo que dedicas, sino lo que haces durante esas horas.

Fuente: Olena Kamenetska/Unsplash

Llegas a la meta de tu maratón diario con la lengua fuera. Luego, te duermes antes de que tu cabeza toque la almohada. Estás exhausto y agotado, física y emocionalmente.

¿Suena familiar? A medida que rebobinas todo lo que lograste a lo largo del día, te das cuenta de que estuviste bastante ocupado pero que no lograste mucho. Esta historia de trabajo y agotamiento es familiar para millones de personas en la fuerza laboral.

La razón probable es que no estamos aprovechando nuestras horas de máximo rendimiento. De lograr más sin sentirnos tan agotados.

Aprovecha tus horas de máximo rendimiento

Todos hemos oído hablar de los grandes triunfadores que se despiertan a las cinco de la mañana y parecen hacer más cosas antes de que el resto del mundo tome su primer sorbo de café. Esa táctica podría funcionar para los madrugadores, pero si eres un ave nocturna que se acuesta hasta las tres de la mañana, despertarte a las cinco no te permitirá funcionar durante el día.

Lo que podemos aprender de ellos es cómo administran su tiempo. No es despertarse antes del amanecer lo que hace que la gente tenga éxito. En cambio, es en lo que se enfocan durante sus horas de mayor rendimiento, el momento del día en el que están más concentrados y pueden entrar en un estado de flujo. Es cuando, mientras se hacen las cosas, el tiempo se desvanece y las distracciones se convierten en ruido de fondo.

Aprovechar el momento de tu estado de flujo para alinearte con las tareas que requieren un enfoque cognitivo considerable es fundamental. Por ejemplo, si eres una persona madrugadora, considera qué tareas requieren una mayor concentración y hazlas durante esas horas. Por el contrario, durante esas horas, no programes funciones pasivas que no requieran tanta atención, como responder correos electrónicos, reuniones de Zoom o consultar las redes sociales. En su lugar, guarda esas tareas para las horas en que trabajes con más lentitud.

Haz sprints de trabajo

Pasar tres horas en una silla y concentrarte en una tarea agotará rápidamente tu energía y te dificultará concentrarte en cualquier otra cosa durante el resto del día. En su lugar, considera trabajar en sprints. La Técnica Pomodoro, concebida por Francesco Cirillo, te anima a trabajar en sprints de 25 minutos. Luego toma un descanso de cinco minutos, seguido de otro sprint de 25 minutos y un descanso de cinco minutos. Haz este ciclo de tres a cuatro veces y luego toma un descanso más largo.

Durante tu tiempo de concentración de 25 minutos, apaga todas las distracciones, como las notificaciones en tu teléfono. Date el regalo de concentrarte completamente en una tarea por un breve periodo. Te sorprenderá de todo lo que puedes lograr si combinas la Técnica Pomodoro con el trabajo durante tus horas cognitivas máximas.

Realiza auditorías de metas

Considera tu objetivo y haz una lista de cada comité, grupo de trabajo y proyecto especial al que perteneces. Revisa cómo los compromisos están directamente relacionados con tu objetivo. Luego, pregúntate por qué eres parte de él. Si no puedes encontrar una buena respuesta, considera deshacerte de esa responsabilidad.

Recomienda a alguien más

Desprenderte de responsabilidades puede liberar tiempo en tu calendario y puede impulsar la carrera de otra persona. Considera recomendar a alguien más para que tome tu lugar. Acuerda entrenarlos para que puedan ponerse al día rápidamente.

Apaga las notificaciones

¿Realmente necesitas saber cuándo a alguien le gusta tu publicación en las redes sociales? ¿Es tan urgente que no puede esperar? En lugar de recibir una notificación cada vez que alguien interactúa con tus redes sociales, considera desactivar todas las notificaciones y simplemente mirarlas cuando lo desees. Al fragmentar tu compromiso en las redes sociales, especialmente si lo haces durante las horas más lentas del día, no consumirás tus horas cognitivas máximas.

Todos tenemos el mismo número de horas en un día. Aprovechar tus horas de máximo rendimiento y cambiar la hora del día en que manejas tareas específicas puede hacerte más productivo y eficiente y aún tener energía al final del día.