Cómo trabajar menos, vivir más y ser más efectivo

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¿Piensas en el tiempo como un enemigo? ¿Sientes que el día no tiene suficientes horas para completar tus listas de tareas pendientes? ¿Trabajas todo el tiempo, pero aún estás atrasado con todo? ¿Sientes que existe una brecha entre tu aporte y tu producción en términos de resultados y éxitos?

Recientemente leí un libro sobre el principio 80/20, y quería compartir algunas ideas al respecto. Es relevante para aquellos de nosotros que luchamos con la gestión del tiempo, los asuntos relacionados con la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal. En The 80/20 Principle: Achieve More with Less, Richard Koch, consultor, autor e inversor británico, ofrece una perspectiva única sobre la cuestión de la gestión del tiempo. Su enfoque no es exactamente una celebración de la pereza, ni de la suerte, la aceptación o el dejarse llevar. Más bien, Koch propone un esfuerzo inteligente, hiperenfocado y reducido. Sugiere que deberíamos trabajar de manera significativamente más inteligente y significativamente menos.

Probablemente estarás familiarizado con el principio 80/20. También se conoce como la ley de Pareto y como el principio del menor esfuerzo. Afirma que una proporción sorprendentemente pequeña de esfuerzos e insumos (20%) conduce al 80% de nuestros resultados. En otras palabras, existe una distribución extremadamente desigual de insumos y resultados. Por implicación, el principio también sugiere que la gran mayoría de nuestros esfuerzos, tiempo y recursos se desperdician por completo. Naturalmente, tendemos a asumir que la mayoría de nuestros esfuerzos resultan en la mayoría de nuestros resultados. Pero esa creencia es una falacia.

La promesa de Koch es que si podemos comprender y aprovechar este principio, podemos generar mejoras significativas en la productividad y el éxito, al tiempo que trabajamos menos: "Si conoces el 20 por ciento de las causas que dan el 80 por ciento de los resultados, trabajarás mucho menos, disfrutarás más de la vida y ganarás mucho más dinero".

El principio 80/20 se basa en la investigación del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923). Pareto analizó los patrones de distribución de la riqueza y el ingreso en la Inglaterra del siglo XIX. Como era de esperar, descubrió que estaban extremadamente desequilibrados, es decir, el 80% de la riqueza estaba en posesión del 20% de la población. Sin embargo, Pareto no solo descubrió que la riqueza estaba desequilibrada, sino que era predeciblemente desequilibrada.

El principio 80/20 se aplica a las empresas y a las economías en general. Por ejemplo, si una empresa sabe que el 80% de sus ingresos es el resultado del 20% de sus productos, o del 20% de sus clientes, o del 20% de actividades específicas, sería prudente centrar la mayor parte de los recursos y la energía en este 20% que más importa. De hecho, la palabra 'emprendimiento' sugiere precisamente eso: el término fue acuñado por el economista francés Jean-Baptiste Say alrededor de 1800. Say definió al emprendedor como alguien que "desplaza los recursos económicos de un área de menor productividad a un área de mayor productividad y rendimiento".

Aplicando el principio a tu vida personal

El principio 80/20 también es aplicable en nuestra vida privada; puede ser útil con respecto a nuestros hábitos de trabajo, gestión del tiempo, relaciones y prosperidad en general. Traducido al ámbito psicológico, también podemos encontrar que aproximadamente el 20% de nuestras actividades resultan en el 80% de nuestra felicidad. Eso puede ser el tiempo que pases con amigos cercanos o familiares, el tiempo que pases en la naturaleza o realizando actividades específicas. En nuestra vida privada, también, podemos buscar las pequeñas aportaciones que tienen grandes resultados. Podemos beneficiarnos siendo mucho más selectivos sobre cómo pasamos nuestro tiempo y con quién lo pasamos.

Normalmente no soy fanático de las metáforas informáticas o del lenguaje y los principios económicos traducidos al ámbito de la psicología. Después de todo, no somos empresas, ni somos máquinas. Pensar en uno mismo como una entidad emprendedora tampoco es útil. Y la productividad y la efectividad como valores por derecho propio no son el santo grial, a pesar de lo que la industria de la gestión del tiempo está tratando de decirnos. Prefiero aspirar a la creatividad en lugar de a la productividad, que tiene connotaciones industriales. Nuestro objetivo no debe ser optimizarnos ciegamente y maximizar nuestro rendimiento y efectividad a toda costa, sino, más bien, discernir sobre lo que realmente nos importa y enfocar nuestra energía en eso. Incluso si mejoramos nuestra efectividad, lo que realmente importa sigue siendo cómo utilizamos nuestra efectividad.

Sin embargo, si miramos más allá de las metáforas de entrada/salida y optimización, podemos ver que de lo que Koch está hablando es de cómo gastar nuestro tiempo y energía de manera más inteligente. Y Koch es verdaderamente radical en lo que respecta al tiempo. La mayoría de nosotros sentimos falta de tiempo, como si el día no tuviera suficientes horas. Sentimos que siempre hay demasiado en nuestras listas de tareas pendientes y simplemente no hay suficiente tiempo en el día para superarlas. Koch argumenta exactamente lo contrario: estamos inundados de tiempo y derrochando en su abuso. Tenemos tiempo más que suficiente. Nuestro verdadero problema es simplemente que no lo usamos bien.

Deberíamos, sugiere, eliminar radicalmente todas las actividades de bajo valor. Si podemos identificar el 20% de nuestras actividades que importan, en cualquier esfera, podemos concentrarnos en eso y dejar de lado el 80% de las actividades improductivas. Como consecuencia, de repente tendremos mucho más tiempo de ocio y pensamiento disponible para nosotros: "Si duplicamos nuestro tiempo en nuestro 20 por ciento superior de actividades, podemos trabajar dos días a la semana y lograr un 60 por ciento más que ahora".

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El problema con el propósito

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Otra ventaja de este enfoque es que cuando actuamos menos, pensamos más. Y pensamos mejor. Las ideas creativas más valiosas nos llegan cuando no estamos hiperocupados o estresados, sino en un estado mental más tranquilo, contemplativo y receptivo.

Pero aquí también está el problema con la teoría de Koch: La mayoría de nosotros no somos maestros completamente autónomos de nuestro tiempo. Podemos tener hijos, parejas y dependientes, e hipotecas que debemos pagar; podemos trabajar para otras personas o instituciones que dictan nuestras listas de tareas pendientes y nos obligan a gastar nuestro tiempo de manera improductiva. También podemos trabajar en equipo y depender constantemente de la opinión de otras personas.

Entonces, una forma más realista de ver el principio 80/20 sería tratar de aplicarlo dentro de nuestro círculo de control. Eso significa ser muy exigentes sobre lo que podemos y lo que no podemos controlar, y luego enfocar nuestra energía en lo primero. Entonces podemos aplicar el principio a las actividades y libertades que están claramente ubicadas dentro de nuestro círculo de control.

Al observar más de cerca los hábitos de trabajo y el enfoque de las tareas que podemos controlar, es posible que deseemos preguntarnos lo siguiente:

• ¿Cómo gasto mi tiempo en un día laboral normal?

Dibuja un gráfico circular y asigna puntos porcentuales a cada actividad para visualizar los conocimientos de este ejercicio. Por ejemplo, puedes dedicar el 20% de su tiempo a enviar correos electrónicos, el 30% a asistir a reuniones y llamadas, el 10% a escribir propuestas, el 20% a investigar nuevos negocios y el 20% a navegar por la web. O puedes pasar el 50% de tus días viajando, el 30% en reuniones con clientes y el 20% con el administrador. O puedes pasar el 20% de tu día escribiendo, el 20% entrenando, el 40% perdiéndote en pensamientos y en línea, y el 20% sintiéndote culpable por este hecho e investigando formas de no hacer eso, como yo. 😊

A continuación, pregúntate:

• ¿Cuáles de mis actividades laborales importan más? ¿Cuál es el 20% que realmente conduce a mis éxitos, sin embargo, podemos definirlos?
• ¿Cómo puedo dedicar más tiempo a las actividades que realmente importan?
• ¿Y cuáles de las actividades no generativas puedo minimizar? ¿A qué actividades puedo decir que no en el futuro?

Por supuesto, todo esto es más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, es un ejercicio mental muy útil. En el nivel más básico, un análisis 80/20 de los hábitos de trabajo que podemos controlar podría proporcionarnos una brújula: un sentido claro de las prioridades y el conocimiento de lo que es y lo que no es importante. Además, decir que no a las ocupaciones sin sentido puede ser enormemente liberador. Puede liberarnos para encontrar formas más creativas de hacer las cosas y de dedicar nuestro tiempo.

Un último pero crucial punto: el tiempo que ahorramos aplicando el principio 80/20 a nuestras tareas laborales no debe reinvertirse en trabajo. El objetivo de este ejercicio es precisamente trabajar menos pero de manera más inteligente. El punto es liberarnos para tomar descansos, relajarnos, pensar, simplemente ser, conectarnos con los demás y hacer cosas más nutritivas, energizantes y calmantes para el alma, todas las cosas que nos hacen sentir vivos y conectados con nuestro propósito más profundo.