Cómo reducir las distracciones en los trabajadores

Source: Rodrigo_SalomonHC/ Pixabay

Co-escrito con Dr. Jason McCarley, profesor de psicología en Oregon State University.

Tu organización está distraída. Las investigaciones sugieren que los trabajadores del conocimiento pierden entre 2 y 3 horas por día laboral debido a distracciones y, sí, esta falta de concentración es costosa. Se ha estimado que la distracción de la fuerza laboral cuesta a las organizaciones entre 14 y 15 veces más que el ausentismo relacionado con la salud.

Las distracciones adoptan diferentes formas, algunas obvias y otras insidiosas. Las distracciones externas son las obvias, desde notificaciones push de correo electrónico hasta alertas de teléfonos inteligentes, interrupciones de compañeros de trabajo en la oficina y mascotas y niños cuando se trabaja desde casa. Las distracciones internas (pensamientos y emociones que desvían nuestra atención) son menos notorias pero pueden ser igual de poderosas.

Cualquier ejecutivo sabe que una de sus principales responsabilidades es alinear los recursos de la organización (en este caso, la atención de los empleados) con sus objetivos trimestrales y anuales. Aquí hay tres cosas que puedes hacer para ayudar a los miembros de tu equipo a dedicar su atención de manera más productiva:

1. Haz de la comunicación una herramienta, no todo el trabajo. El correo electrónico es una bestia insaciable. Según McKinsey, dedicamos el 28 por ciento de nuestro tiempo de trabajo al correo electrónico, revisándolo 11 veces por hora, mientras que el 84 por ciento de nosotros mantenemos el correo electrónico abierto en segundo plano mientras trabajamos. Gloria Mark y sus colegas de la Universidad de California-Irvine descubrieron que cuanto más tiempo dedicaban los empleados al correo electrónico, menos productivos y más estresados se sentían.

La comunicación cara a cara es un 34 por ciento más efectiva que el correo electrónico para lograr que las personas actúen. Dada nuestra dependencia de las videoconferencias pospandemia, una videollamada breve puede eliminar múltiples envíos de correos electrónicos entre empleados.

Los “períodos de silencio” del correo electrónico son difíciles de imponer y hacer cumplir, pero pueden ser eficaces para reducir la dependencia de los empleados de sus bandejas de entrada. Esos períodos de tranquilidad pueden individualizarse, lo que permite a los trabajadores reservar tiempo para responder al correo electrónico que deseen, o pueden abarcar todo el departamento o la organización.

Y si quieres que tus empleados pasen menos tiempo mirando sus bandejas de entrada durante todo el día, recomienda al personal superior que envíe correos electrónicos con moderación. Modelar el buen comportamiento es un gran paso para ayudar a enfocar su organización.

2. Reconsidera el entorno laboral. La oficina de planta abierta tenía como objetivo eliminar las barreras a la colaboración y potenciar la creatividad del equipo. Fue contraproducente catastróficamente. Los estudios han sugerido que en las empresas que optaron por planes de oficinas abiertas, la comunicación cara a cara se redujo en un 70 por ciento y la satisfacción de los trabajadores disminuyó.

Parte del problema parece obvio: sin paredes que los separen, los trabajadores están rodeados de charlas y ruido de oficina. Incluso a baja intensidad, el discurso de fondo es difícil de ignorar. Los científicos cognitivos han descubierto que el habla tiene un conducto directo y privilegiado hacia la memoria de trabajo de los oyentes incidentales, donde interfiere con los procesos mentales en curso.

Y el esfuerzo de intentar desconectarse de las conversaciones de fondo causa estrés.

Lo que es más sorprendente, los efectos del espacio abierto también actúan en la otra dirección: los trabajadores no sólo están agotados por tratar de desconectarse de la charla de fondo, sino también por el estrés de mantener sus propias conversaciones y actividades en privado.

Los auriculares con enmascaramiento de ruido y el rediseño acústico de las oficinas son sólo soluciones parciales. Reducen, pero no eliminan, el ruido que distrae y no restablecen la privacidad. Para ser más productivos, los trabajadores deben tener acceso a un espacio privado y tranquilo cuando lo necesiten.

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3. Eliminar la toxicidad para eliminar la distracción. Sabemos la importancia a largo plazo de un ambiente de trabajo respetuoso para la moral y la retención, ya que los costos del comportamiento descortés para la creatividad y la productividad de los trabajadores pueden ser inmediatos y agudos. Los trabajadores que sufren un trato grosero o irrespetuoso, o que simplemente son testigos de cómo tratan mal a otra persona, tienen dificultades para concentrarse en cualquier otra cosa. (Piensa en lo difícil que es dejar de pensar en el tipo que te hizo un gesto grosero y te cortó el paso en el tráfico esta mañana).

Insistir en la descortesía elimina otros pensamientos de la memoria de trabajo, impidiéndonos concentrarnos en las cosas que tenemos que hacer. El resultado es una caída en la capacidad de la memoria a corto plazo, una pérdida de creatividad, un aumento en los errores de desempeño y un compromiso en la toma de decisiones y la planificación.

Un entorno de trabajo emocionalmente saludable tiene que ver tanto con la productividad de los empleados como con la retención.

Acción en conjunto

Tienes una política de baja por enfermedad. Pero si la distracción de los empleados te está costando más que el tiempo de enfermedad, ¿no deberías considerar también una política para ayudar a tu fuerza laboral a administrar su atención? Reúne a los empleados en un grupo de trabajo vertical para identificar las principales distracciones y desarrollar un plan para combatirlas.

Es fundamental crear un entorno que fomente el diálogo abierto sobre la distracción y permita a los empleados ser proactivos a la hora de centrar su atención. La atención de sus empleados, no sólo su presencia, es el recurso más valioso de una organización.